Jeigu vadovai organizacijoje nuolat „gesina gaisrus“ ir neturi laiko nei strategijos vystymui, nei nuosekliam veiklos planavimui, nei aiškiam verslo tikslų išgryninimui, vadinasi, bendrovė gyvena chaoso sąlygomis. Praktikai akcentuoja, jog chaoso valdymas pirmiausia yra vadovo atsakomybė, nes priešingu atveju nuolatinė sumaištis trikdo sklandžią įmonės veiklą, demotyvuoja komandą bei kenkia finansiniams verslo rezultatams.
„Chaosas organizacijose dažnai kyla iš neaiškių atsakomybių ir prastos komunikacijos. Kai darbuotojai nežino, už ką tiksliai yra atsakingi, arba kai procesai nėra aiškiai apibrėžti, darbas tampa nesistemingu, padaugėja klaidų, nesusikalbama. Taip pat sumaištis gali atsirasti, kai trūksta vieningos organizacijos strategijos ar prioritetų – pagrindinis visų darbas tampa „gaisrų gesinimas“, kai sprendžiamos tik skubios problemos, bet nėra gilinamasi į jų atsiradimo priežastis. Be to, informacijos trūkumas ar neteisingas jos paskirstymas tampa nesusipratimų tarp skyrių priežastimi“, – chaoso organizacijoje kilmę aiškina Marius Skersys, konsultacijų UAB „Nortus“ vykdomasis vadovas.
Pašnekovui antrina Indrė Liutkevičienė, ISM Vadovų magistrantūros Verslo procesų valdymo modulio vadovė, pabrėždama, kad chaotiškose organizacijose komandos nariai vengia prisiimti atsakomybę bei imtis lyderystės, vietoje to dažniausiai ieško būdų, kaip spręstiną klausimą kuo greičiau deleguoti kolegai, o galiausiai problema taip ir lieka „kaboti ore“.
„Išplauks arba ne“ strategija taikoma ir naujiems komandos nariams, kurie mėgina prisitaikyti prie įmonės taisyklių. Dažniausiai naujokams tenka išmokti dirbti suirutės sąlygomis, bandant suprasti, kaip veikia organizacija. Daliai specialistų pavyksta tą padaryti, tačiau kiti tokiose chaotiškose įmonėse ilgai neužsibūna“, – kaip bendrovę veikia sąmyšis, paaiškina I. Liutkevičienė.
Kenkia finansams ir efektyvumui
Pašnekovė atkreipia dėmesį, kad kasdieninės rutinos sustygavimas priklauso nuo organizacijos brandos. Startuolyje, kai keli įkūrėjai neskaičiuodami valandų dirba dieną naktį, kad įgyvendintų savo idėją, suprantama, jog procesams nebus skiriama daug dėmesio. Tačiau tokiai įmonei augant, auga ir sąmyšio apimtys, kai visi daro viską ir niekas neturi konkrečių atsakomybių. Būtent šioje verslo augimo stadijoje jau reikėtų pradėti galvoti apie procesų valdymą.
„Chaosas atsiranda augančiose organizacijoje. Įdomu tai, kad net ir prie komandos prisijungus naujiems žmonėms, sąmyšis niekur nedingsta. Mat naujokai tiesiog prisitaiko prie esamos situacijos. Svarbu suprasti kad tokia situacija ilgainiui perauga į neefektyvų darbą, todėl įmonėms itin aktualu nepraleisti momento, kuomet tinkamas laikas susidėlioti aiškias veiklos tvarkas ir atsakomybes“, – detalizuoja I. Liutkevičienė.
M. Skersys akcentuoja, kad nuolatinis „gaisrų gesinimas“ iš vadovų atima laiką, kurį būtų galima skirti strateginiams tikslams brėžti ir įgyvendinti.
Nuo ko pradėti
Nuolatinis chaosas organizacijoje trikdo sklandų darbą, bet, svarbiausia, stabdo įmonės augimą. Būtent todėl, kalba I. Liutkevičienė, vadovams naudinga peržvelgti kasdienines procedūras ir pradėti koreguoti kasdienę veiklą.
„Kiekvienam vadovui pirmiausia svarbu suprasti, kaip iš tiesų vyksta darbas organizacijoje. Visos veikiančios įmonės turi veiklos procesus tik klausimas yra toks: ar jie yra valdomi, ar ne. Išsigryninus žingsnius, kuriuos organizacija daro, kurdama vertę klientams, galima analizuoti, kurie veiksmai iš tiesų reikalingi ir kuria vertę, o kuriuos galima eliminuoti. Vien tik peržiūrėjus vertės kūrimo procesą, įmanoma įdiegti efektyvesnį veiklos modelį“, – paaiškina ISM Vadovų magistrantūros „Verslo procesų valdymo“ modulio vadovė.
Tuo tarpu procesinis valdymas, kalba M. Skersys, suteikia organizacijai aiškias taisykles, kaip turi būti atliekami darbai, tuomet didėja komandos pasitenkinimas darbu, mažėja klaidų skaičius ir pan.
„Kartu procesinis valdymas leidžia identifikuoti ir šalinti nuostolius – nesvarbu, ar tai perteklinis darbas, ar klaidos. Pavyzdžiui, naudojant vizualinius įrankius, tokius kaip „Kanban“ lentos, galima lengvai stebėti darbo eigą, greitai reaguoti ir planuoti darbus. Be to, toks valdymas leidžia atlikti organizacijos veiklos analizę, grįstą duomenimis, ir priimti sprendimus remiantis ne intuicija, o faktais“, – sako M. Skersys.
Audronė Mikalauskienė, Valstybinės maisto ir veterinarijos tarnybos (VMVT) vadovė, mokėsi Verslo procesų valdymo modulyje ir įgytas žinias pritaikė praktiškai. Ji iš esmės pakeitė vartotojų skundų registravimo ir nagrinėjimo procedūrą. Dabar viskas yra vienoje vietoje – pranešimą užregistruoti galima VMVT interneto svetainėje, sistemos viduje pagal nustatytus kriterijus atliekamas pranešimo rizikos vertinimas ir realiu laiku perduodamas specialistui, kuris gali nedelsiant reaguoti.
Daugiau konkurencingumo
Organizacijai suvaldžius sąmyšį, pastebimai pagerės darbo efektyvumas ir sumažės stresinių situacijų. M. Skersys sukonkretina, kad aiškios procedūros padeda darbuotojams sutelkti dėmesį į vertę kuriantį darbą, o ne blaškytis tarp neaiškių ar perteklinių užduočių. Taip pat organizacija gali sumažinti kaštus, nes nereikės skirti papildomų resursų klaidoms taisyti ar nereikalingiems darbams palaikyti.
„Pagerėję darbo procesai tiesiogiai atsispindės klientų patirtyje, nes jie gaus kokybiškesnes paslaugas ar produktus, o organizacijos reputacija augs. Strateginiu požiūriu, organizacija, kuri sugeba valdyti sąmyšį, tampa lankstesnė ir geriau pasirengusi prisitaikyti prie rinkos pokyčių“, – apibendrina M. Skersys.
Jis pateikia pavyzdį, kaip praktiškai organizacijoje veikia procesinio valdymo principai. Prekybos įmonė, kuri susidūrė su nuolatiniu užsakymų vėlavimu, optimizavo savo logistikos procesus. Įgyvendinus standartizuotą užsakymų valdymo sistemą, pristatymo laikas buvo sutrumpintas 1,5 karto, o klientų nusiskundimų sumažėjo net 60%.
Koncentruotai ir aiškiai
Verslo procesų valdymo modulis skirtas įvairių grandžių vadovams bei veiklos efektyvumo besirūpinantiems specialistams. Studijuojantieji atras atsakymą į dažnai verslo atstovus kamuojantį klausimą: kaip su turimais resursais pasiekti maksimalų rezultatą.
Pasak I. Liutkevičienės, ISM Vadovų magistrantūros modulis pakloja tvirtus verslo procesų valdymo pagrindus, supažindina su pagrindinėmis metodologijomis bei įrankiais (angl. Total Quality Management, TOC, BPTrends, Lean, automatizavimu ir inovacijomis), suteikia aiškumo, kaip kurti procesinę organizaciją ir kaip ją vystyti. Pasirinkusieji šį modulį susipažįsta su populiariausiais procesų valdymo metodais, gilinasi į verslo procesų tarpusavio sąsajas, integraciją su įmonės strategija ir rodikliais, taip pat turi galimybę pamatyti, kaip taikomi aptarti metodai per patyriminius vizitus į bendroves bei patys juos išbandyti rengdami savo tiriamąjį darbą.
Ji akcentuoja, kad tik išmokus eliminuoti balastinius veiksmus, galima įsidiegti tvarkas, kuriančias daugiau vertės klientui.
Verslo procesų valdymo modulio dėstytojų komandą sudaro verslo praktikai ir savo srities profesionalai. Kviestinis dėstytojas Steve Nicoll studijuojančius supažindins su sisteminiu požiūriu į verslo procesų meistriškumą (angl. business process excellence), o vėliau visi modulio dalyviai turės galimybę apsilankyti bendrovėje „Thermo Fisher Scientific Baltics“, kuri yra vienas geriausių šių procesų meistrystės pavyzdžių.
Nerius Jasinavičius padės geriau suprasti TOC principus, Vaidas Levickis kalbės apie kūrybiškumą, inovacijas ir procesus. Procesų automatizavimo ir dirbtinį intelekto naujoves pristatys dr. Vilius Kontrimas.
„Išmokę specifikuoti ir išsigryninti procesus, vėliau juos galime automatizuoti. Taigi modulį užbaigiame automatizavimo ir dirbtinio intelekto temomis. Iš praktikos galiu pasakyti, kad baigusieji modulį, geba detalizuoti ir modeliuoti verslo procesus, identifikuoti iššūkius, o kartu įgyja patirties nagrinėjant realius verslo procesų tobulinimo atvejus ir sprendžiant organizacijose kylančius klausimus“, – kokių kompetencijų įgis pasirinkusieji Verslo procesų valdymo modulį sako I. Liutkevičienė.
